Procesy raportowania finansowego i kontrolingowego wymagają sprawności działania oraz nieustannego śledzenia zmian przepisów prawa spowodowanych skomplikowanymi i często zmieniającymi się standardami sprawozdawczości finansowej. Jest to szczególnym wyzwaniem dla grup kapitałowych, działających na międzynarodowych rynkach. Źródłem ich potencjalnych problemów mogą być zarówno rozproszona struktura, brak jednolitych zasad rachunkowości, jak i niezależne systemy finansowo-księgowe. Jak więc firmy mogą sprawnie przeprowadzić ten proces?

Postaw na system IT

Kluczowe znaczenie mają tutaj dwa czynniki. Pierwszym jest właściwe zaplanowanie poszczególnych etapów prac — czyli jasny podział obowiązków pomiędzy uczestnikami procesu, uwzględniający dokładne ramy czasowe dla wszystkich działań. Drugi to automatyzacja procesów, za którą odpowiadają rozwiązania IT. Tutaj ogromne znaczenie ma to, z jakiego systemu korzysta organizacja i czy jest on dopasowany do jej specyfiki, ponieważ inne są oczekiwania dużych banków, przedsiębiorstw, czy grup kapitałowych, których proces konsolidacji jest rozproszony geograficznie. Należy także zwrócić uwagę na możliwość konfiguracji oraz elastycznego dostosowania funkcjonalności systemu do skali prowadzonego biznesu.

Wybierz najlepsze rozwiązanie

Dobry system IT jest wsparciem na każdym etapie realizacji procesu raportowania. Już w fazie prac związanych z harmonogramowaniem pozwala zadbać o terminowość działań, a co najważniejsze zapewnia sprawną komunikację uczestników procesu raportowego. Porządkuje także gromadzenie oraz przetwarzanie danych finansowych. Zapewnia do nich dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej, dzięki czemu użytkownik może z nich korzystać, w każdym miejscu i czasie.

Nowoczesne rozwiązania IT usprawniają także pozyskanie danych z systemów źródłowych i stanowią wsparcie w procesie ich przekształcenia do pożądanego układu wynikowego. Znacznie przyspieszają proces raportowania i pozwalają na poprawę jakości sprawozdania, zapewniają łatwość analizy i audytu danych oraz możliwość weryfikacji na różnych poziomach granulacji informacji. Umożliwiają także prezentację wyników wymaganej formie, a co ważne — pozwalają na minimalizację ryzyka związanego z wystąpieniem błędów.

Współpracuj ze sprawdzonym dostawcą

Przy wyborze najlepszego rozwiązania nie można zapomnieć o jednej z najważniejszych kwestii. A mianowicie, czy system zapewni organizacji sprawnie i szybkie dostosowanie się do zmian zachodzących w jej otoczeniu biznesowym i regulacyjnym. Ma to bardzo duże znaczenie, szczególnie że od 1 stycznia 2020 r. spółki notowane na Giełdzie Papierów Wartościowych czeka rewolucja. Jest ona związana z nowymi formatami przekazywanych danych: XHTML lub iXBRL.

Jednak to, czy rozwiązanie będzie gotowe na nadchodzące zmiany zależy głównie od dostawcy. To on powinien na bieżąco weryfikować otoczenie regulatora, a także rozwijać aplikację zgodnie obszarami działalności organizacji. Wszystko po to by zapewnić rozwój systemu odpowiadający indywidualnym potrzebom oraz oczekiwaniom klientów. W innym wypadku stanie się on nieaktualny, a przez to bezużyteczny.

Ewa Matlak, Menedżer Produktu Asseco Reporting Platform w Asseco Poland

Wypowiedź ukazała się na łamach magazynu Rynek Inwestycji, 01.12.2018, str. 178.

Asseco sprawnie przygotowało 10 banków komercyjnych do zmian prawnych, wynikających m.in. z wprowadzenia przez Komisję Europejską nowego standardu sprawozdawczości finansowej – MSSF 9 (inaczej: IFRS9), który obowiązuje od początku 2018 roku.

Projekt rozpoczął się w październiku 2017 roku i był realizowany był w dwóch etapach. Pierwszy z nich polegał na dostosowaniu istniejących już definicji raportów ITS do nowych wymogów, natomiast drugi obejmował projekty wdrożeniowe u klientów. Zmiany, w porównaniu z poprzednią wersją zasad raportowania EBA, dotyczyły następujących kwestii:

• FINREP – dostosowania wynikające z MSSF 9,
• COREP – zmiany w odniesieniu do ekspozycji państwowych i ryzyka operacyjnego,
• ALMM – zmiany dotyczące dodatkowych wskaźników monitorowania płynności.

Szczególnym wyzwaniem w tym projekcie było dostosowanie Asseco Reporting Platform do nowych wymogów raportowania ITS-FINREP, które ze względu na swój charakter wymagało zarówno zmiany definicji wyglądu raportów, jak i modelu sprawozdawczego Asseco, opisującego zawartość informacyjną pakietu ITS-FINREP.
Nadrzędnym celem, jaki sobie postawiliśmy było zapewnienie spójności modelu sprawozdawczego, tak by pojęcia tego samego modelu opisywały zarówno zawartość informacyjną raportów jednostkowych FINPL, jak i raportów skonsolidowanych ITS-FINREP. Dzięki takiemu podejściu zapewniliśmy naszym klientom możliwość uproszczenia procesu przygotowania danych do automatycznego wyliczenia raportów. W szczególności możliwe było wykorzystanie parametryzacji przygotowanej uprzednio do automatycznego zasilenia raportów FINPL oraz ITS-FINREP, co przełożyło się na znaczne skrócenie okresu trwania projektów wdrożeniowych – powiedział Paweł Juszkiewicz, Kierownik Projektu w Dziale Rozwiązań Regulacyjnych i Ryzyka, Asseco Poland.

Dostosowanie Asseco Reporting Platform do zmienionych wymogów w zakresie raportowania ITS wymagało ciągłego reagowania na zmiany w środowisku regulacyjnym. Tylko w okresie o 1 stycznia do 14 maja b.r. miało miejsce 18 publikacji zmian po stronie NBP. Każda z nich wiązała się aktualizacją rozwiązania i jej dystrybucją do klienta. Ostatnia zmiana, jaką opublikował NBP ukazała się 14 maja b.r. – czyli w pierwszym dniu sprawozdawczym.

12 banków komercyjnych, ponad 100 banków spółdzielczych – to liczba instytucji, jakie Asseco sprawnie dostosowało do zmian prawnych, wynikających z wprowadzenia przez Narodowy Bank Polski (NBP) nowego pakietu sprawozdawczości obowiązkowej – FINPL. Jest on zgodny z obowiązującym obecnie standardem IFRS9.

Projekt realizowany był w dwóch etapach. W pierwszej kolejności Asseco przygotowało nowe standardy raportów dla Asseco Reporting Platform, zgodnych z wymogami NBP. Kolejnym krokiem było uruchomienie licznych projektów wdrożeniowych w poszczególnych bankach. Dostosowanie sprawozdawczości finansowej do nowych wymogów rozpoczęło się we wrześniu 2017 roku, a już w lutym 2018 roku 12 banków komercyjnych i ponad 100 banków spółdzielczych dysponowało rozwiązaniem zgodnym z wymogami FINPL.

Był to wymagający projekt. Wiedzieliśmy, że musimy działać sprawnie aby dostosować Asseco Reporting Platform do nowych przepisów. Każdy etap projektu konsultowaliśmy zarówno z regulatorem, jak i bankami, które na bieżąco mogły zgłaszać swoje sugestie i uwagi. Połączenie naszego doświadczenia analitycznego w sprawozdawczości z doświadczeniami instytucji, z którymi współpracowaliśmy, pozwoliło na sprawną implementację zmian — powiedział Krzysztof Garbacz, Starszy Analityk w Dziale Rozwiązań Regulacyjnych i Ryzyka, Asseco Poland.

Dostosowanie Asseco Reporting Platform do nowego pakietu sprawozdawczości obowiązkowej FINPL wymagało ciągłej reakcji na dynamicznie zmieniające się środowiska regulacyjne. Tylko w okresie o 1 stycznia do 21 lutego b.r. miało miejsce 16 publikacji zmian w NBP. Każda z nich wiązała się aktualizacją rozwiązania i jej dystrybucją do klienta. Ostatnia, jaką opublikował NBP ukazała się 21 lutego b.r. — czyli w pierwszym dniu sprawozdawczym.

Jakie są największe wyzwania związane z raportowaniem finansowym?

Raportowanie finansowe jest złożonym procesem, który niesie za sobą liczne wyzwania związane m.in. z terminowością, efektywnością oraz jakością sprawozdań. Trzeba też pamiętać o dynamicznie zmieniającym się środowisku regulacyjnym, które wymaga nieustannego śledzenia zmian przepisów prawa, często nie tylko w kraju, ale również za granicą. Źródłem potencjalnych problemów może być także zmiana statusu organizacji, która jest np. następstwem jej rozwoju. Niewątpliwie największe wyzwania raportowanie finansowe stawia grupom kapitałowym, szczególnie tym, działających na międzynarodowych rynkach. Najczęściej dotyczą one braku jednolitych zasad rachunkowości i systemów finansowo-księgowych. Wśród najczęściej pojawiających się trudności należy wymienić tu także porównywalność danych, dostarczanych przez spółki zależne.

Co w takim razie firma może zrobić żeby stawić czoła tym wyzwaniom? Jak sprawnie przeprowadzić ten proces?

Sprawna organizacja procesu raportowania finansowego zależy w dużej mierze od dwóch czynników. Pierwszym z nich jest właściwe zaplanowanie poszczególnych etapów prac. Liczy się tu nie tylko jasny podział obowiązków pomiędzy uczestnikami procesu, ale także określenie dokładnych ram czasowych dla wszystkich działań. Drugim obszarem jest automatyzacja procesów, za którą odpowiadają rozwiązania IT. Tutaj ogromne znaczenie ma to, z jakiego systemu skorzystamy, ponieważ od jego sprawności i właściwego dostosowania do potrzeb organizacji zależy to jak przebiegać będzie ten proces.

Na rynku istnieje wiele narzędzi informatycznych do raportowania finansowego, ale jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy?

System IT należy dopasować do specyfiki organizacji, ponieważ inne są zapewne oczekiwania dużych banków realizujących raportowanie obowiązkowe niż przedsiębiorstw czy grup kapitałowych, których proces konsolidacji jest rozproszony geograficznie pomiędzy jednostkami. Dlatego wybierając najlepsze narzędzie należy zwrócić uwagę na możliwość elastycznego dostosowania funkcjonalności rozwiązania do skali prowadzonego biznesu. Istotna jest tu również jego modułowa budowa, pozwalająca na wykorzystanie systemu adekwatnie do potrzeb użytkownika. Przykładem takiego rozwiązania jest Asseco Reporting Platform (Asseco RP), które dzięki wysokiej skalowalności i łatwości konfiguracji, może sprostać potrzebom każdej z tych organizacji i rozwijać się razem z firmą. Oznacza to, że przy ewentualnej zmianie struktury organizacji, nie musi ona zmieniać systemu, a jedynie dobrać potrzebne moduły.

Jakie cechy powinien mieć taki system?

System IT powinien być pomocny na każdym etapie realizacji procesu raportowania. Co to oznacza? Że tak jak nasze autorskie rozwiązanie Asseco RP, wspiera przedsiębiorstwo już w początkowej fazie prac związanych z harmonogramowaniem, dba o terminowość realizacji poszczególnych działań, a co najważniejsze zapewnia sprawną komunikację uczestników procesu raportowego. Ma to bardzo duże znaczenie w przypadku organizacji rozproszonych geograficznie, które za pośrednictwem aplikacji mogą prowadzić dialog, a cała historia komunikacji jest zachowana w systemie. Porządkuje także gromadzenie i przetwarzanie danych finansowych, dzięki czemu wszystkie dokumenty oraz informacje o procesie raportowym zlokalizowane są w jednym miejscu. Dostęp do nich odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, dzięki czemu użytkownik może z nich korzystać w każdym miejscu i czasie.

Nowoczesne rozwiązania IT, takie jak Asseco RP, usprawniają także pozyskanie danych z systemów źródłowych i zapewniają wsparcie w procesie ich przekształcenia do pożądanego układu wynikowego. Znacznie przyspieszają proces raportowania i pozwalają na poprawę jakości sprawozdania, zapewniają łatwość analizy i audytu danych oraz możliwość weryfikacji na różnych poziomach granulacji informacji. Umożliwiają także prezentację wyników w formie wymaganej przez odbiorcę sprawozdań, a co kluczowe – pozwalają na minimalizację ryzyka związanego z wystąpieniem ewentualnych błędów.

Wspomniała Pani o zmiennym środowisku regulacyjnym. Jest to jedno z wyzwań, którym chyba najtrudniej sprostać?

To czy dostosowanie się do zmieniającego otoczenia regulacyjnego stanie się dla organizacji problemem zależy w dużej mierze od rozwiązań, z jakich korzysta. Dlaczego? Ponieważ tak samo ważne jak narzędzie, jakim dysponujemy jest również jakość oprogramowania, które zapewnia nam dostawca. Powinno ono rozwijać aplikację nie tylko zgodnie z kierunkiem zmian prawnych, ale także wszystkich obszarów związanych z działalnością klienta, które odbijają się na konieczności wprowadzenia modyfikacji. Jeżeli posiadamy rozwiązanie IT, które nie jest na bieżąco odświeżane to stanie się on systemem nieaktualnym, nieprzydatnym i niestety bezużytecznym. Dlatego kluczowa jest tu sumienność dostawcy, który zapewni nam ciągłość pracy systemu.

Czy wybór sprawdzonego dostawcy oznacza, że przedsiębiorstwo nie musi się niczym martwić?

Dokładnie tak, bo na tym właśnie polega kompleksowość rozwiązań. Z systemów Asseco dedykowanych sprawozdawczości finansowej korzystają banki, grupy kapitałowe i przedsiębiorstwa. Są to podmioty, które różnią się pod względem skali, rodzaju czy zasięgu prowadzanej działalności, Każdy z nich musi spełnić innego rodzaju wymogi regulacyjne, ale to naszą rolą, jako dostawcy jest ciągła weryfikacja zmian w tym zakresie. To my podążamy za tym, co się dzieje w obszarach działalności naszych klientów i stale monitorujemy otoczenie regulatora. Zazwyczaj wcześniej niż klient wiemy, czego dotyczyć będą zmiany oraz jaki będzie ich zakres. Przygotowujemy również wkłady zgodne z nowymi wymogami i dostarczamy organizacji gotowe rozwiązanie. Nie ma tu znaczenia, w jakich krajach prowadzi on swoją działalność. Nasz klient jest zawsze do tego przygotowany.

Dotyczy to także funkcjonalności systemu. Nie jesteśmy dostawcą, który jedynie udostępnia narzędzie. Rozwijając Asseco RP korzystamy ze wsparcia firmy doradczej Gartner, która pomaga nam zweryfikować oczekiwania rynku, ale jednocześnie rozmawiamy z klientem, identyfikujemy jego potrzeby i wychodzimy im naprzeciw. Dlatego kolejnym krokiem rozwoju Asseco Reporting Platform będzie jego integracja z Microsoft Word. Jest to duże ułatwienie dla użytkownika, ponieważ eliminuje sytuację, w której każda zmiana danych w systemie wymaga nanoszenia korekt w finalnym dokumencie. Dzięki nowej funkcjonalności będzie się to odbywać automatycznie.

Wiele firm w dalszym ciągu korzysta arkuszy kalkulacyjnych. Czy konieczne są więc inwestycje w bardziej zaawansowane systemy informatyczne? Czy firmy nie poradzą sobie bazując jedynie na prostszych narzędziach?

Oczywiście jest taka możliwość, ale sprawdzi się ona tylko w przypadku małych podmiotów. Excel jest potrzebny w procesie raportowania finansowego i nasz system z nim współgra, natomiast bazowanie jedynie na arkuszach kalkulacyjnych w przypadku dużej organizacji, grup kapitałowych czy instytucji finansowych nie jest najlepszym rozwiązaniem. Przyczyn jest kilka. Po pierwsze brak wsparcia wyspecjalizowanych systemów IT niesie za sobą ryzyka związane z utratą danych lub błędami spowodowanymi przez użytkownika. Nasz system eliminuje takie zjawisko, ponieważ wyklucza możliwość wczytania błędnego pliku.

Kolejnym minusem arkuszy kalkulacyjnych jest również automatyczne zaokrąglanie kwot, które często powodują niezgodności. Jest to szczególnie uciążliwe dla banków przy raportowaniach sumujących. Różnice te Narodowy Bank Polski traktuje jako błąd, w wyniku czego pracownicy banków muszą ponownie weryfikować dokumenty i szukać miejsc, które zaokrąglił program. A trzeba mieć świadomość , że jest to ogromna ilość danych – w przypadku banku może być to nawet ok 180 raportów. Nasz system eliminuje ten problem. Posiada on mechanizm rozrzucania błędów zaokrągleń, który to weryfikuje i dba o zgodność wyliczeń. Jeżeli nawet dokona korekty precyzyjnie wskazuje użytkownikowi te miejsca, dzięki czemu są one łatwe do weryfikacji.

Jednak wiele firm obawia się wdrożenia nowych narzędzi do raportowania finansowego. W jaki więc sposób powinna się do tego przygotować?

System IT, który ma poprawić działanie przedsiębiorstwa musi być dokładnie przemyślany, dlatego decydując się na nowe rozwiązanie organizacja powinna jasno określić swoje wymagania i na tych elementach się skupić. Konieczna jest również weryfikacja istniejących procedur, ponieważ dzięki temu będzie można doprecyzować zakres planowanych zmian i przygotować się do nich pod względem organizacyjnym. Projekt implementacji systemu należy realizować nie tylko przy współpracy z działem IT, ale przede wszystkim z zespołem zajmujący się w firmie raportowaniem finansowym, ponieważ to on będzie docelowo korzystał z rozwiązania. Przygotowanie personelu do zmian ma tu kluczowe znaczenie, dlatego należy zapewnić mu odpowiednie szkolenie, które pozwoli na sprawną obsługę systemu. Jednak na samym początku, kiedy firma podejmie już decyzję o zakupie oprogramowania do raportowania finansowego, warto znaleźć doświadczonego i kompetentnego dostawcę, który zapewni wsparcie na każdym etapie wdrożenia nowego narzędzia.